Huishoudelijk reglement

Algemene bepalingen

Dit “Huishoudelijk reglement” is een aanvulling op de statuten van de VZW.
De originele statuten bevinden zich op de zetel van de club.
De inhoud van dit huishoudelijk reglement kan nooit gebruikt worden als tegenspraak van de statuten.
Wij zijn een open club waar elke tafeltennisser(ster) van elk niveau welkom is.
De club tracht om voor niet-recreanten voor elk niveau een aangepaste competitie aan te bieden.
Om de club in de toekomst verder uit te bouwen wordt gezorgd voor een degelijk jeugdbeleid.

Bestuur

Om de vereniging degelijk te beheren werd door de raad van bestuur een dagelijks bestuur samengesteld.
Elk lid kan zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie binnen de vereniging. Het zittende bestuur zal dan oordelen of het kandidaat-bestuurslid weerhouden wordt.
Beslissingen worden door het bestuur in overleg genomen, of bij meerderheid van stemmen volgens het democratische principe. Deze beslissingen dienen steeds ter bevordering van de clubwerking te zijn. Minstens de helft van de bestuursleden dienen aanwezig te zijn om een geldige beslissing te kunnen nemen.
Alle leden kunnen hun voorstellen en grieven aan het bestuur melden.
Het bestuur kan ten allen tijde comités oprichten die een louter adviserende functie vervullen.

Lidmaatschap

De vereniging bestaat uit leden en toegetreden leden. De toegetreden leden kunnen lid worden van de vereniging door een aansluitingsformulier in te vullen en door het betalen van een jaarlijks lidgeld.
Het lidgeld zal bestaan uit een basislidgeld, dat verhoogd zal worden met de aansluitingskosten van de respectievelijke federaties + een waarborg lokaalverantwoordelijke ten bedrage van € 30.00 voor +18 jarigen die een eerste aansluiting nemen bij onze club.
Het bedrag van het lidgeld wordt elk jaar door het bestuur bepaald en wordt steeds voor de inschrijvingen van volgend seizoen bekend gemaakt.
Het sportseizoen loopt van 1 augustus tot en met 31 juli.
Alle toegetreden leden dienen jaarlijks hun lidmaatschap te verlengen door het vooraf bezorgde aansluitingsformulier ingevuld in te dienen EN het lidgeld te betalen.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen senior competitiespelers, jeugdcompetitiespelers en recreatiespelers.
De bepalingen van de verschillende lidmaatschappen staan vermeld op het inschrijvingsformulier.
Kandidaat-leden krijgen het recht om op eigen verantwoordelijkheid vier maal deel te nemen aan een training of clubavond. Bij een vijfde deelname dienen zij een volledig ingevuld aansluitingsformulier binnen te brengen EN hun lidgeld te betalen. Pas dan zullen ze op de ledenlijst geplaatst worden en via een aansluiting bij een federatie in orde gebracht worden voor de ongevallenverzekering.
Al de leden dienen zich te houden aan onderstaande reglementeringen :
- Het huishoudelijk reglement van TTC Merksplas.
- Het huishoudelijk reglement van Sportcentrum ’t Hofeind.
- De reglementering in de lokalen van de tegenstrevers waar ze zich bevinden.
- De reglementering in de tornooilokalen van tornooien waar ze aan deelnemen.
- De federatie, voor zover de activiteiten in dit kader plaats vinden.

Algemene Ledenvergadering

Jaarlijks wordt een algemene ledenvergadering gepland op het einde van het seizoen. De juiste datum van deze vergadering wordt vooraf aan alle leden meegedeeld. Deze vergadering heeft als doel :
- Verschaffen van informatie over het voorbije seizoen.
- Toelichting van de financiële toestand van de vereniging.
- Toelichting van de ploegensamenstelling voor het volgende seizoen.

Privacywetgeving

De Europese privacyverordening (General Data Protection Regulation GDPR) bepaalt dat organisaties vanaf mei 2018 hun klanten moeten laten weten welke gegevens ze digitaal bijhouden en aantonen dat die gegevens ook veilig bewaard worden.

Welke informatie houdt de club digitaal bij:

Identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen)
Persoonlijke kenmerken: leeftijd, geboortedatum, nationaliteit.
Rijksregisternummer (noodzaak vanuit federaties).
Beeldmateriaal:
- (digitale) foto’s, filmpjes van club gerelateerde activiteiten:
  - barbecue, kerstfeestjes, tornooien, competitie, vriendenwedstrijden, trainingen, etc.
- Opleidingen en vormingen i.f.v. de tafeltennissport.

Personen van wie de sportclub persoonsgegevens bijhoudt:

Bestuurders
Leden
Ouders van leden
Sponsoren
Deelnemers aan activiteiten (feestjes, tornooien,…)

Wie verwerkt de persoonsgegevens op laptop en/of GSM/smartphone:

	Laptop	Smartphone
Voorzitter (intern)	x	x
Boekhouder (intern)	x	x
Secretaris (intern)	x	x
Jeugdverantwoordelijke (intern)	x	x
Bestuursleden algemeen (intern)	x	x

Welke software wordt gebruikt voor:

Tekstverwerking, rekenblad, presentatietool: office
Emailbeheer: office

Beschrijving van verwerkingsactiviteiten:

Welke verwerkingsactiviteiten voert je sportclub uit: Verwerken is verzamelen, raadplegen, verspreiden, koppelen, registreren of vernietigen van gegevens.

Ledenadministratie: Je club registreert persoonsgegevens van haar leden voor het aanmaken van lidkaarten, aanvragen subsidies, afsluiten verzekeringen, informeren van activiteiten, bijhouden van het wettelijk verplicht ledenregister.

Organisatie van competitie: je club registreert persoonsgegeven voor de organisatie van de competitie.

Organisatie van opleidingen: je club registreert persoonsgegevens van de deelnemers aan opleidingen en vormingen, alsook van trainers en opleiders.

Organisatie evenementen: je club registreert persoonsgegevens van de gebruikers voor haar aanbod en de registratie van betalingen (o.a. recreatieve sport, eetfestijnen, …).

Sympathisanten informeren (nieuwsbrief niet-leden):je club registreert persoonsgegevens van sympathisanten zodat ze hen op de hoogte kan houden over de interne werking en activiteiten (o.a. nieuwsbrieven via e-mail of post).

Vrijwilligersovereenkomsten: je club registreert persoonsgegevens van haar vrijwilligers om te voldoen aan de vrijwilligerswetgeving.

Sponsoren: je club heeft een lijst van potentiële sponsors die op geregelde tijdstippen worden gecontacteerd om een gift te doen.

Clubpromotie: I.f.v. promotie van de club is het mogelijk dat er foto’s van activiteiten gelinkt aan de club, zoals vermeld onder punt 1:beeldmateriaal, te zien zullen zijn op sociale media, website van de club, affiches voor activiteiten. Ook kunnen sponsoren, als dank, een clubfoto ontvangen welke zij eventueel kunnen vertonen in hun zaak.

Verwerking/delen/overdragen van persoonsgegegevens:

Persoonsgegevens worden verschaft aan organisaties waarmee de club samenwerkt en lid van is, zijnde Sporta tafeltennis en VTTL.

Bewaren van persoonsgegevens:

Na verbreking van het lidmaatschap (niet langer betalen lidgeld) worden persoonsgegevens nog 2 jaar bewaard i.f.v. het kunnen informeren van deze ex-leden (tenzij anders gevraagd door het lid). Na afloop van deze periode zullen alle persoonsgegevens verwijderd worden door de verwerkers van de club.

Interclubcompetitie

Jaarlijks worden de interclubploegen door het bestuur samengesteld. Deze ploegen worden door het bestuur samengesteld op basis van de ontvangen inschrijvingen, de persoonlijke wensen van de leden, de klassementen van de spelers en de reglementeringen van de federaties. Na de samenstelling van de interclubploegen kan de thuisspeeldag bepaald worden en de ploegkapitein aangeduid worden. Een goede communicatie tussen hogere en lagere ploegen en de interclubleider bij een gewijzigde ploegensamenstelling is hierbij dan ook aangewezen.
Speciale aandacht wordt gevraagd bij het correct invullen van de wedstrijdbladen.
Elke competitiespeler(ster) is verplicht om zich een polo/short/rokje van de club aan te schaffen. De clubkledij moet bij iedere officiële wedstrijd gedragen worden.

Overige

Voor het opstellen en afbreken van de tafels tijdens de trainingen en clubavonden wordt gerekend op ieders medewerking, zodat niet steeds dezelfde personen dit hoeven te doen. Tijdens competitiewedstrijden dienen alle spelers minstens een half uur voor aanvang aanwezig te zijn, zodat iedereen samen de telborden, teltafels en tussenschotten kan opstellen en er zo nog tijd over blijft om op te warmen, voor zowel thuisploeg als bezoekers. Ook na het beëindigen van de wedstrijden moeten alle ploegen samen opruimen wat nodig is. Alle materiaal moet netjes opgeborgen worden. Op de dagen dat de tafels niet dienen opgeruimd te worden moeten in ieder geval de netten ontspannen worden. Bij het opruimen van het tafeltennismateriaal benadrukken we dat dit met de nodige omzichtigheid dient te gebeuren, teneinde beschadigingen te voorkomen.
Tijdens wedstrijden wordt iedereen gevraagd om zich sportief te gedragen. D.w.z. geen scheldpartijen of ruzies, niet provoceren, geluidshinder beperken, niet achter de naburige tafel(s) lopen terwijl daar nog een balwisseling bezig is. Ook overmatig drankgebruik tijdens de wedstrijden wordt niet getolereerd.
Roken in de zaal is ten alle tijden verboden.
In de speelruimte zijn water en sportdrank toegelaten in een drinkbus of afsluitbaar PET-flesje. Drinken mag alleen op de zwarte matten.
Zich omkleden doet men in de kleedkamers, niet in de speel- of zitruimte.
Iedereen die na de wedstrijd wenst te douchen doet dit ASAP na het opruimen van het lokaal, VOOR het kantinebezoek.
Alle aangesloten leden (+18 jarigen), met uitzondering van de bestuursleden, worden verwacht minimum 1x per seizoen op dinsdagavond de taak van lokaalverantwoordelijke op zich te nemen. Indien belet dient men tijdig een vervanger te zoeken. Men mag ook onderling van beurt wisselen. Wel aanduiden op lijst lokaalverantwoordelijke (infobord lokaal). De lokaalverantwoordelijke is aanwezig om 18.45u, stelt tafels op, monteert netposten en plaatst tussenschotten. Om 22.00u dient alles opgeruimd te zijn.

Financiën

Alle inkomsten van de vereniging worden na aftrek van de onkosten ook terug in de vereniging geïnvesteerd. Eventuele overschotten worden door de vereniging beheerd om latere kosten te kunnen dekken.
De penningmeester rapporteert op elke bestuursvergadering de financiële toestand.
Elk lid kan tijdens de jaarlijkse ledenvergadering inzage krijgen in de boekhouding van de vereniging.
Het bestuur en in het bijzonder de penningmeester trachten de financiële situatie van de club gezond te houden. Zo zullen alle uitgaven en inkomsten op elkaar afgestemd worden om de gezonde financiële toestand te behouden.

Slotbepalingen

Ieder lid dient de bepalingen in dit interne reglement nauwgezet te volgen. Het bestuur behoudt zich het recht voor om sancties te treffen t.o.v. leden die de reglementen overtreden. Het reglement zal steeds ter inzage zijn in de club.
Het bestuur kan niet aansprakeljk gesteld worden voor gebeurlijke diefstallen, vernielingen of verlies van persoonlijke bezittingen en ongevallen. Voor sportongevallen van onze leden is de club verzekerd bij de federatie. Bij elk sportongeval dient het bestuur onmiddellijk op de hoogte gebracht te worden voor de aangifte aan een verzekering.
Bij de organisatie van een tafeltennisactiviteit in onze club maar buiten onze clubwerking om kan een verzekering via de federatie worden afgesloten, maar dit dient 1 maand vooraf aangevraagd te worden. Ook niet-leden die meehelpen met een niet-tafeltennisactiviteit binnen onze club kunnen op die manier verzekerd worden voor eventuele ongelukken.

Dit huishoudelijk reglement werd met éénparigheid van stemmen goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 23/05/2018.