TTK Merksplas

Menu
Facebook Envelope

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Algemene bepalingen

  • Dit “Huishoudelijk reglement” is een aanvulling op de statuten van de VZW.
  • De originele statuten bevinden zich op de zetel van de club.
  • De inhoud van dit huishoudelijk reglement kan nooit gebruikt worden als tegenspraak van de statuten.
  • Wij zijn een open club waar elke tafeltennisser(ster) van elk niveau welkom is.
  • De club tracht om voor niet-recreanten voor elk niveau een aangepaste competitie aan te bieden.
  • Om de club in de toekomst verder uit te bouwen wordt gezorgd voor een degelijk jeugdbeleid.

Bestuur

  • Om de vereniging degelijk te beheren werd door de raad van bestuur een dagelijks bestuur samengesteld.
  • Elk lid kan zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie binnen de vereniging. Het zittende bestuur zal dan oordelen of het kandidaat-bestuurslid weerhouden wordt.
  • Beslissingen worden door het bestuur in overleg genomen, of bij meerderheid van stemmen volgens het democratische principe. Deze beslissingen dienen steeds ter bevordering van de clubwerking te zijn. Minstens de helft van de bestuursleden dienen aanwezig te zijn om een geldige beslissing te kunnen nemen.
  • Alle leden kunnen hun voorstellen en grieven aan het bestuur melden.
  • Het bestuur kan ten allen tijde comités oprichten die een louter adviserende functie vervullen.

Lidmaatschap

  • De vereniging bestaat uit leden en toegetreden leden. De toegetreden leden kunnen lid worden van de vereniging door een aansluitingsformulier in te vullen en door het betalen van een jaarlijks lidgeld.
  • Het lidgeld zal bestaan uit een basislidgeld, dat verhoogd zal worden met de aansluitingskosten van de respectievelijke federaties + een waarborg lokaalverantwoordelijke ten bedrage van € 30.00 voor +18 jarigen die een eerste aansluiting nemen bij onze club.
  • Het bedrag van het lidgeld wordt elk jaar door het bestuur bepaald en wordt steeds voor de inschrijvingen van volgend seizoen bekend gemaakt.
  • Het sportseizoen loopt van 1 augustus tot en met 31 juli.
  • Alle toegetreden leden dienen jaarlijks hun lidmaatschap te verlengen door het vooraf bezorgde aansluitingsformulier ingevuld in te dienen EN het lidgeld te betalen.
  • Er wordt onderscheid gemaakt tussen senior competitiespelers, jeugdcompetitiespelers en recreatiespelers.
  • De bepalingen van de verschillende lidmaatschappen staan vermeld op het inschrijvingsformulier.
  • Kandidaat-leden krijgen het recht om op eigen verantwoordelijkheid vier maal deel te nemen aan een training of clubavond. Bij een vijfde deelname dienen zij een volledig ingevuld aansluitingsformulier binnen te brengen EN hun lidgeld te betalen. Pas dan zullen ze op de ledenlijst geplaatst worden en via een aansluiting bij een federatie in orde gebracht worden voor de ongevallenverzekering.
  • Al de leden dienen zich te houden aan onderstaande reglementeringen :
    • Het huishoudelijk reglement van TTC Merksplas.
    • Het huishoudelijk reglement van Sportcentrum ’t Hofeind.
    • De reglementering in de lokalen van de tegenstrevers waar ze zich bevinden.
    • De reglementering in de tornooilokalen van tornooien waar ze aan deelnemen.
    • De federatie, voor zover de activiteiten in dit kader plaats vinden.

Algemene Ledenvergadering

  • Jaarlijks wordt een algemene ledenvergadering gepland op het einde van het seizoen. De juiste datum van deze vergadering wordt vooraf aan alle leden meegedeeld.  Deze vergadering heeft als doel :
    • Verschaffen van informatie over het voorbije seizoen.
    • Toelichting van de financiële toestand van de vereniging.
    • Toelichting van de ploegensamenstelling voor het volgende seizoen.

PRIVACYVERKLARING VAN
Tafeltennisklub Merksplas vzw

Tafeltennisklub Merksplas vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tafeltennisklub Merksplas vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Vereniging Zonder Winstoogmerk (VZW) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Tafeltennisklub Merksplas vzw
Molendries 19
2330 Merksplas
E-mail: ttkmerksplas@gmail.com

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en leveranciers.

Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Tafeltennisklub Merksplas vzw verwerkt voor de uitvoering van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (Gerechtvaardigd belang)
  • Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (Ondubbelzinnige, actieve toestemming)
  • Administratie van vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang)
  • Administratie van deelnemers (Gerechtvaardigd belang)
  • Administratie van contactgegevens van leden (Algemeen belang, Wettelijke verplichting)
  • Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (Gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met werkende leden (Gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,…) (Gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang)
  • Administratie van contactgegevens van donateurs (Contractuele basis)
  • Communicatie met deelnemers aan sportwedstrijden (Ondubbelzinnige, actieve toestemming)
  • Administratie van bestuurders (Raad van Bestuur) (Algemeen belang)
  • Verzekering van leden (Gerechtvaardigd belang)
  • Verzekering van vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang)
  • Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (Gerechtvaardigd belang)
  • Administratie van contactgegevens van klanten (Contractuele basis)
  • Verzekering van deelnemers aan sportwedstrijden (Gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met bestuurders (Gerechtvaardigd belang)
  • Online communicatie met deelnemers (promo voor gelijkaardige activiteit) (Klanten: gelijkaardig product)
  • Versturen van verjaardagskaartjes of -mails naar leden (Gerechtvaardigd belang)
  • Vergoeden van vrijwilligers (via onkostenvergoeding) (Gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met leden, donateurs, klanten, leveranciers en overheidsinstellingen i.v.m. betalingen (Gerechtvaardigd belang)
  • Registratie betalingen (Gerechtvaardigd belang)
  • Bevraging en marktonderzoek bij deelnemers (Gerechtvaardigd belang)

Wanneer we uw toestemming vragen voor de verwerking van gegevens, heeft u steeds het recht om de toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • Adres (privé)
  • E-mailadres (privé)
  • Voornaam, roepnaam, familienaam
  • Telefoonnummer (privé)
  • Geboortedatum, leeftijd
  • Bankrekeningnummer
  • Facturatieadres

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens hebben wij nodig opdat u lid kan worden of kan deelnemen aan activiteiten van de vereniging:

  • Voornaam, roepnaam, familienaam
  • Adres (privé)
  • Telefoonnummer (privé)
  • E-mailadres (privé)
  • Geboortedatum, leeftijd

Indien u ons geen toelating geeft om beeldmateriaal en/of uw contactgegevens voor direct marketing te gebruiken, dan publiceren wij geen gerichte foto’s van u en/of ontvangt u van ons geen ongewenste promotionele mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals Assist)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • De federaties (VTTL, SPORTA)
    Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Tafeltennisklub Merksplas vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

  • Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk)
  • Administratie van deelnemers (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Administratie van contactgegevens van leden (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met werkende leden (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,…) (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk)
  • Administratie van contactgegevens van donateurs (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met deelnemers aan sportwedstrijden (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van bestuurders (Raad van Bestuur) (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Verzekering van leden (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Verzekering van vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk of na afsluiten verzekeringsdossier)
  • Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Administratie van contactgegevens van klanten (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Verzekering van deelnemers aan sportwedstrijden (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met bestuurders (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Online communicatie met deelnemers (promo voor gelijkaardige activiteit) (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Versturen van verjaardagskaartjes of -mails naar leden (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Vergoeden van vrijwilligers (via onkostenvergoeding) (7 jaar voor de boekhouding)
  • Communicatie met leden, donateurs, klanten, leveranciers en overheidsinstellingen i.v.m. betalingen (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Registratie betalingen (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Bevraging en marktonderzoek bij deelnemers (Anonimiseren na verzamelen van resultaten)

Hoe beschermen we uw gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…). Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Tafeltennisklub Merksplas vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stel-len bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvol-ledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uit-schrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Tafeltennisklub Merksplas vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 25/07/2025.

Interclubcompetitie

  • Jaarlijks worden de interclubploegen door het bestuur samengesteld. Deze ploegen worden door het bestuur samengesteld op basis van de ontvangen inschrijvingen, de persoonlijke wensen van de leden, de klassementen van de spelers en de reglementeringen van de federaties. Na de samenstelling van de interclubploegen kan de thuisspeeldag bepaald worden en de ploegkapitein aangeduid worden. Een goede communicatie tussen hogere en lagere ploegen en de interclubleider bij een gewijzigde ploegensamenstelling is hierbij dan ook aangewezen.
  • Speciale aandacht wordt gevraagd bij het correct invullen van de wedstrijdbladen.
  • Elke competitiespeler(ster) is verplicht om zich een polo/short/rokje van de club aan te schaffen. De clubkledij moet bij iedere officiële wedstrijd gedragen worden.

Overige

  • Voor het opstellen en afbreken van de tafels tijdens de trainingen en clubavonden wordt gerekend op ieders medewerking, zodat niet steeds dezelfde personen dit hoeven te doen.  Tijdens competitiewedstrijden dienen alle spelers minstens een half uur voor aanvang aanwezig te zijn, zodat iedereen samen de telborden, teltafels en tussenschotten kan opstellen en er zo nog tijd over blijft om op te warmen, voor zowel thuisploeg als bezoekers. Ook na het beëindigen van de wedstrijden moeten alle ploegen samen opruimen wat nodig is. Alle materiaal moet netjes opgeborgen worden. Op de dagen dat de tafels niet dienen opgeruimd te worden moeten in ieder geval de netten ontspannen worden. Bij het opruimen van het tafeltennismateriaal benadrukken we dat dit met de nodige omzichtigheid dient te gebeuren, teneinde beschadigingen te voorkomen.
  • Tijdens wedstrijden wordt iedereen gevraagd om zich sportief te gedragen. D.w.z. geen scheldpartijen of ruzies, niet provoceren, geluidshinder beperken, niet achter de naburige tafel(s) lopen terwijl daar nog een balwisseling bezig is. Ook overmatig drankgebruik tijdens de wedstrijden wordt niet getolereerd.
  • Roken in de zaal is ten alle tijden verboden.
  • In de speelruimte zijn water en sportdrank toegelaten in een drinkbus of afsluitbaar PET-flesje. Drinken mag alleen op de zwarte matten.
  • Zich omkleden doet men in de kleedkamers, niet in de speel- of zitruimte.
  • Iedereen die na de wedstrijd wenst te douchen doet dit ASAP na het opruimen van het lokaal, VOOR het kantinebezoek.
  • Alle aangesloten leden (+18 jarigen), met uitzondering van de bestuursleden, worden verwacht minimum 1x per seizoen op dinsdagavond de taak van lokaalverantwoordelijke op zich te nemen. Indien belet dient men tijdig een vervanger te zoeken. Men mag ook onderling van beurt wisselen. Wel aanduiden op lijst lokaalverantwoordelijke (infobord lokaal). De lokaalverantwoordelijke is aanwezig om 18.45u, stelt tafels op, monteert netposten en plaatst tussenschotten. Om 22.00u dient alles opgeruimd te zijn.

Financiën

  • Alle inkomsten van de vereniging worden na aftrek van de onkosten ook terug in de vereniging geïnvesteerd. Eventuele overschotten worden door de vereniging beheerd om latere kosten te kunnen dekken.
  • De penningmeester rapporteert op elke bestuursvergadering de financiële toestand.
  • Elk lid kan tijdens de jaarlijkse ledenvergadering inzage krijgen in de boekhouding van de vereniging.
  • Het bestuur en in het bijzonder de penningmeester trachten de financiële situatie van de club gezond te houden. Zo zullen alle uitgaven en inkomsten op elkaar afgestemd worden om de gezonde financiële toestand te behouden.

Slotbepalingen

  • Ieder lid dient de bepalingen in dit interne reglement nauwgezet te volgen. Het bestuur behoudt zich het recht voor om sancties te treffen t.o.v. leden die de reglementen overtreden. Het reglement zal steeds ter inzage zijn in de club.
  • Het bestuur kan niet aansprakeljk gesteld worden voor gebeurlijke diefstallen, vernielingen of verlies van persoonlijke bezittingen en ongevallen. Voor sportongevallen van onze leden is de club verzekerd bij de federatie. Bij elk sportongeval dient het bestuur onmiddellijk op de hoogte gebracht te worden voor de aangifte aan een verzekering.
  • Bij de organisatie van een tafeltennisactiviteit in onze club maar buiten onze clubwerking om kan een verzekering via de federatie worden afgesloten, maar dit dient 1 maand vooraf aangevraagd te worden. Ook niet-leden die meehelpen met een niet-tafeltennisactiviteit binnen onze club kunnen op die manier verzekerd worden voor eventuele ongelukken.

Dit huishoudelijk reglement werd met éénparigheid van stemmen goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 23/05/2018.